Google Docs es una suite informática on line que nos permite crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y gráficos y compartirlos en la red. Es requisito indispensable disponer de una cuenta en Google. Al ser una aplicación Web, sólo puede utilizarse a través de un navegador de Internet, desde un ordenador o desde un dispositivo móvil.
Google Docs acepta la mayoría de formatos de archivo comunes, como por ejemplo, DOC, XLS, ODT, ODS, RFT, CSV, PPT, WMF, etc.
Podremos compartir un documento con las personas que seleccionemos, mandándoles una invitación. Varios usuarios podrán visualizar un mismo documento a la vez y hacer cambios en él.
Compartir y publicar documentos
Google Docs, a través de tres perfiles (propietario, lector y editor), permite compartir documentos, en tiempo real, con otros usuarios. Para ello, elegiremos entre tres posibilidades: “Configuración del uso compartido”, “Enviar correo electrónico a editores/lectores” y “Enviar correo electrónico como archivo adjunto”.
Podemos ser invitados para ver o editar un documento a través de una notificación enviada por correo electrónico. Al recibirla, tendremos que acceder al enlace correspondiente. Pero si no recibimos este aviso, no tendremos constancia de la invitación hasta que no iniciemos una sesión en Google Docs.
Cuando disponemos de un documento compartido, la única diferencia que podemos encontrar en el documento es que en la parte derecha de la barra de menús aparecerá un cuadro con el nombre de los usuarios que están compartiéndolo. Además, Google Docs nos permite comunicarnos con otros usuarios través del chat.
Google Docs también permite configurar los permisos de acceso al documento para poderlo compartir con otros usuarios. Para ello, seleccionaremos la opción “Configuración del uso compartido” y en la sección de permisos, seleccionaremos la opción “Cambiar”.
Una vez creado nuestro documento, tenemos la posibilidad de publicarlo en la Web y establecer un control de la publicación.
Revisiones
Con Google Docs también tenemos la posibilidad de recuperar una versión anterior de un documento. Las revisiones forman parte del historial de las versiones anteriores y podemos tener acceso a ellas a través de la opción “Revisiones” situada en el menú “Acciones” de la página de inicio. También podemos acceder a este historial a través de la opción “Ver historial de revisión” del menú “Archivo”.
Descargar, enviar por correo e imprimir
Con Google Docs podemos realizar descargas de documentos. a través de dos vías: utilizando las opciones “Acciones” y “Descargar", de la página de inicio, o usando la opción “Descargar como…” del menú “Archivo”.
Una vez editados los archivos creados podemos enviar los documentos por correo electrónico. Se puede hacer de dos formas diferentes: enviando un correo a nuestros colaboradores o enviando el documento como un archivo adjunto.
También podemos imprimir nuestros documentos con Google Docs pero siempre hay que tener en cuenta que esta tarea sólo pueden realizarla directamente: los propietarios, los editores o los lectores.
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